Dokumentasjon av salget

Krav til sporbarhet og dokumentasjon er ikke lavere på nettsalg enn annet salg. Hvis du får hvert salg til å generere en faktura i e-conomic, har du løst kravet til selve salgsdokumentet. Det er selvfølgelig andre måter å gjøre det på.

Betaling

Etter å ha opplevd uttallige håpløse løsninger har vi i dag to nettbutikkunder som begynner å få gode løsninger. Det er flere som har hatt  bra integrasjoner av salget ved at det har blitt generert fakturaer i e-conomic, men kaoset har gjerne oppstått i registrering av betalingen og at dette har vært tatt for lett på. Så det er veldig oppløftende at du har fokus her.

Via betalingsbetingelser ”kontant” kan du i e-conomic sette automatkontering til at pengene gå inn banken (jeg bruker å ha det til en interimskonto), så langt er de fleste med og tror de er i mål. Problemet er at det som faktisk går inn bank blir noe helt annet, og denne differansen må det gjøres konkret rede for. Hvis det kun er kortbetaling og differansen skyldes gebyrer pluss treghet ved overførselen er saken ganske grei, med det kreves fortsatt at det lages et månedlig oppsett som dokumenterer denne sammenhengen. Det blir altså ikke automatisk riktig.

I tillegg vil mange etter hvert ha for eksempel Klarna, Paypal, betaling med bank-ID… Dette går også bra hvis en får systemet til å mate e-conomic og lager oppsett i e-conomic som skiller på de ulike kontantbetalingene (til egne interimskontoer) så den månedlige avstemmingen/dokumentasjonen blir håndgripelig.

Nøyaktighet

Den tredje fallgruven jeg har sett har vært mer slurvete ting, at returer/angringer/reklamasjoner ikke blir registrert men forblitt stående som salg og kortbetalt, eller at det ved fakturering av kredittkunder blir valgt kortbetalt osv. Småting som i seg selv er enkle og forståelig men i sum veldig kostnadsdrivende.

1.  Skriftlig arbeidsavtale

Det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Dette gjelder uavhengig av om det er en fast stilling eller en midlertidig ansettelse, og uavhengig av hvor lang tid arbeidsforholdet skal vare. Avtalen beskriver arbeidsgiver og arbeidstaker sine rettigheter og plikter. Standard arbeidsavtale på ulike språk finner du på Arbeidstilsynets hjemmeside .

2.  Yrkesskadeforsikring

I ”Lov om yrkesskadeforsikring” fremkommer det at  “Arbeidsgivere plikter å tegne forsikring (yrkesskadeforsikring) til dekning av yrkesskade og yrkessykdom…”

3.  Skattetrekkskonto

Skattetrekken fra ansattes lønn skal inn på egen skattetrekkskonto  (alternativt bankgaranti). Kontoen skal være spesielt opprettet for formålet og kontoen er sperret for andre uttak.

4.  Arbeidstakerregisteret (aa-registeret)

Meldes på papir eller via Altinn senest fredag i uken etter oppstart.

5.  Obligatorisk tjenestepensjon

I  “Lov om obligatorisk tjenestepensjon” fremkommer bl.a. at loven gjelder foretak som har: “minst én arbeidstaker uten eierinteresse i foretaket som har en arbeidstid og lønn i foretaket som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling…” Otp utgjør i dag minimum ca 2 % av bruttolønnen, denne avtalen opprettes av arbeidsgiver med et forsikringsselskap.

 6.  Sykepenger

Ved sykdom dekker arbeidsgiver sykepengene til den ansatte i  de første 16 kalenderdagene. For mer info følg link til NAVs rundskriv.

50 000,-

Som de fleste nyetablerere får med seg er det først etter passerte 50 000 i løpet av 12 måneder at plikten og retten til momsregistreringen utløses. 

Det er fra og med den fakturaen du passerer 50 000,-  du skal begynne å beregne utgående MVA.

Siden du ikke har lov å kreve moms før du er momsregistrert må du først sende fakturaen uten moms, søke opptak i Merverdiavgiftsregisteret og etter opptak sende en egen faktura som kun gjelder momsen.

For at prosessen også skal komme riktig fram i regnskapet, og at momsoppgaven i e-conomic skal bli riktig, får du her en detaljert beskrivelse av hvordan det kan gjøres:

Opprett momskode 0UL

Siden omsetningen før du når 50 000,- ligger utenfor  mva-loven trenger den en egen momskode (forskjellig fra 0il)  og en egen salgskonto i regnskapet (forskjellig fra 3100).  Du kan for eksempel kalle den nye momskoden 0UL (som står for 0 % utenfor MVA-loven) til forskjel fra 0il (som står for 0 % innenfor MVA-loven.)

 3200 Salg fritt, utenfor MVA-loven

Alle salgskontoer med momskode skal være rene, det vil si at de skal være forbeholdt hver sin faste momskode. Konto 3200 Salg fritt, utenfor MVA-loven kan være forbeholdt momskode 0ul.

Opprett varegruppe

For at varen/tjenesten du fakturer skal få riktig momsbehandling trenger den å være knyttet til en varegruppe med riktig innstillinger. Du oppretter derfor en varegruppe som du kan kalle ”Salg fritt utenfor” og linker den til konto 3200 (i begge kontofeltene).

Opprette vare

Opprett en vare som du linker til ovennevnte varegruppe og gi den også navnet ”Salg fritt utenfor”. Denne varen brukes fram til du er momsregistrert.

Passerer 50*

Fra og med fakturaen du passerer 50 000,- med og fram til momsregistrering påfører du for eksempel ”25 % MVA vil bli etterfakturert etter opptak i momsregistret” i tekstfeltet på fakturaen.

Etterfakturering av MVA

Etter at søknaden om momsregistrering  er godkjent påfører du MVA etter org.nr.  (under Innstillinger/Hovedopplysninger) og du kan etterfakturere MVA beløpet på fakturaer du har sendt etter passerte 50*.  På disse fakturaene som kun gjelder momsen kan du for eksempel påføre tekst ”Gjelder etterfakturering av MVA etter opptak i Merverdiavgiftsregisteret” gjerne også referere til det opprinnelige fakturanummeret og datoen.  Første linje på disse fakturaene er lik den opprinnelige fakturaen men med motsatt fortegn og teksten kan endres til ”Tidligere fakturert fritt salg”. På neste linje velger du en vare for pliktig salg og nettobeløpet likt første linje, teksten kan for eksempel være ”Grunnlag MVA denne fakturaen”. Hvis du nå forhåndsviser fakturaen og ting er gjort riktig vil du kunne se at fakturasummen er lik momsbeløpet. Fakturadato skal være dagens dato.