Miljø
Med elektronisk bilagsflyt kan du spare miljøet for unødvendige utskrifter. Dette sammen med mindre transport, reising og flytting av bilag og rapporter gjør at virksomheten ikke bare får en effektiv løsning men også kan få et mer miljøvennlig regnskap ved overgang til Nous som ekstern regnskapsfører.
Raskere og billigere?
Når vi slipper utskrift på papir av for eksempel utgående fakturaer er det ikke bare en miljømessig gevinst, det går også mye raskere og en slipper en rekke kostnader. Hvis en for eksempel fakturerer med programvare som automatisk generer mailfakturaer i pdf-format til kundene, er fakturaer gjerne fremme hos mottaker like rask som de før var ute av egen skriver. I tillegg slipper en porto, pakkekostnaden, prisen på konvolutter, papirer fakturaer og toner…
Oppbevaringsmedium
Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring, jf.Bokføringsloven § 13. Det skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Regnskapsmaterialet skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, dvs. enten på papir eller elektronisk, jf. Bokføringsforskriften § 7-1. For regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk skal det foreligge en sikkerhetskopi som oppbevares atskilt fra originalen, jf. Bokføringsforskriften § 7-2.
Dette innebærer for eksempel at det er tilstrekkelig at kopi av utgående faktura oppbevares elektronisk i regnskapssystemet når man lett kan skrive den ut ved behov. Dessuten kan papirbilag for eksempel scannes og lagres elektronisk slik at de enkelt kan skrives ut fra systemet. I brev av 11.09.2008 til et selskap som utfører scanning uttalte Skattedirektoratet at mottatte fakturaer kunne makuleres etter at fakturaene var scannet og overført til et annet medium som oppfyller kravene for oppbevaring. Dette under forutsetning at det var tatt sikkerhetskopi av de elektroniske fakturaene. Fram til sikkerhetskopiering skjedde, forutsatte Skattedirektoratet at papirbasert dokumentasjon måtte oppbevares. Dette kravet er foreslått inntatt i nytt annet punktum i Bokføringsforskriften § 7-1 annet ledd, som forventes å tre i kraft fra 2011.
Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er lagret elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, selv om det skrives ut på papir. Dette kravet gjelder ikke for bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner ekskl. merverdiavgift i omsetning, jf. Bokføringsforskriften § 7-3.
Digitalt sidestil med papir?
Siden problematikken er relativt ny hersker det en del forvirring og usikkerhet om hvorvidt digitalt materiale kan erstatte papir og på hvilke vilkår. Nedenfor finner du derfor et klipp fra Sticos Oppslag (17/10-2010):
“Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring, jf.Bokføringsloven § 13. Det skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Regnskapsmaterialet skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, dvs. enten på papir eller elektronisk, jf. Bokføringsforskriften § 7-1. For regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk skal det foreligge en sikkerhetskopi som oppbevares atskilt fra originalen, jf. Bokføringsforskriften § 7-2.
Dette innebærer for eksempel at det er tilstrekkelig at kopi av utgående faktura oppbevares elektronisk i regnskapssystemet når man lett kan skrive den ut ved behov. Dessuten kan papirbilag for eksempel scannes og lagres elektronisk slik at de enkelt kan skrives ut fra systemet. I brev av 11.09.2008 til et selskap som utfører scanning uttalte Skattedirektoratet at mottatte fakturaer kunne makuleres etter at fakturaene var scannet og overført til et annet medium som oppfyller kravene for oppbevaring. Dette under forutsetning at det var tatt sikkerhetskopi av de elektroniske fakturaene. Fram til sikkerhetskopiering skjedde, forutsatte Skattedirektoratet at papirbasert dokumentasjon måtte oppbevares. Dette kravet er foreslått inntatt i nytt annet punktum i Bokføringsforskriften § 7-1 annet ledd, som forventes å tre i kraft fra 2011.
Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er lagret elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, selv om det skrives ut på papir. Dette kravet gjelder ikke for bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner ekskl. merverdiavgift i omsetning, jf. Bokføringsforskriften § 7-3.”
Ta kontakt!
Følg oss på Twitter